Nebenkostenabrechnung: Fristen und die häufigsten Fehler

Die wichtigste Frist: 12 Monate (§ 556 Abs. 3 BGB)

Die Abrechnung über die Betriebskosten muss dem Mieter spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum 31.12.2026 vorliegen — nicht abgeschickt, sondern zugegangen.

Versäumen Sie diese Frist, können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein etwaiges Guthaben des Mieters müssen Sie dagegen trotzdem auszahlen. Die Frist ist damit einseitig zu Ihren Lasten — Pünktlichkeit ist bares Geld.

Umlagefähig ist nicht gleich alles

Umlegen dürfen Sie nur die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genannten laufenden Kosten und nur, wenn der Mietvertrag eine wirksame Umlagevereinbarung enthält. Nicht umlagefähig sind insbesondere Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen sowie Rücklagen.

• Umlagefähig: Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Müll, Gebäudeversicherung, Hausmeister, Allgemeinstrom, Aufzug, Gartenpflege, Schornsteinfeger, Heizung/Warmwasser.
• Nicht umlagefähig: Hausverwaltung, Reparaturen, Instandhaltungsrücklage, Kontoführung, Rechtsschutz.

Der richtige Umlageschlüssel

Ohne abweichende Vereinbarung wird nach Wohnfläche umgelegt (§ 556a BGB). Heizung und Warmwasser sind eine Ausnahme: Nach der Heizkostenverordnung müssen 50–70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Bei unterjährigem Mieterwechsel wird tagegenau nach Belegungszeit aufgeteilt.

Belegeinsicht und Einwendungsfrist

Auf Verlangen müssen Sie dem Mieter Einsicht in die Belege gewähren. Der Mieter hat nach Zugang der Abrechnung zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben. Eine ordentliche, nachvollziehbare Abrechnung mit Rechenweg beugt Streit vor.